메일 정리 방법 – 전문 정리가 우편물 쌓이는 것을 방지하는 7가지 방법

편지와 청구서부터 초대, 광고 및 불가피한 '정크'에 이르기까지 메일을 정리하는 것은 시간이 많이 걸리는 작업일 수 있으며, 특히 먼저 주의가 필요한 경우에는 더욱 그렇습니다. 무시하는 것이 확실히 더 쉬운 옵션처럼 느껴지지만 게시물의 문제는 계속해서 올라온다는 것입니다. 그 더미는 곧 쌓이고, 아무리 깔끔하게 쌓아도 보기에 좋지 않습니다.

더 중요한 것은 중요한 것을 놓칠 위험도 있다는 것입니다. 가장 효과적인 집 정리 아이디어 집과 생활을 모두 양호한 상태로 유지하는 것이므로 우편물의 경우 합리적인 분류 시스템을 구축하는 것이 가장 중요합니다.

메일 정리 방법

'우편물을 보낼 때 극복해야 할 가장 큰 문제는 '나중에 볼게'라는 사고방식이라고 말하고 싶다. 항상 그 자리에서 하는 것이 더 낫습니다. 일단 습관이 확립되면 두 번 생각할 필요가 없을 것입니다.'라고 전문 조직자는 말합니다. 미리암 오르티즈 이 피노 , More Than Organized의 창립자.

따라서 방법을 알고 나면 메일을 정리하는 것이 놀라울 정도로 쉬운 것 같습니다. 비결은 일관성을 유지하는 것입니다. 자세한 내용을 알아보기 위해 전문가들에게 질문을 던졌습니다.

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1. '드롭 스팟'을 설정하세요

메일을 다음 작업의 일부로 정렬할지 여부 주방 정리하기 또는 홈 오피스 등 보관하고 열 수 있는 한 곳의 장소를 확보하세요. 우편물 분류기 역할을 할 스택 트레이나 바구니를 설치할 수 있는 충분한 공간을 확보하십시오. 작은 공간 정리하기 콘솔 테이블이나 좁은 복도 , 간단한 편지지 홀더를 사용해 보세요. Amazon에서 판매하는 벽걸이형 메일 정리함 .

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'저는 여러 개의 슬롯이 있는 이와 같은 디자인을 좋아합니다. 따라서 처리해야 하거나 재활용해야 하는 우편물과 별도로 해결해야 할 우편물(예: 청구서)을 구분하면서 카운터를 깔끔하게 유지할 수 있습니다.'라고 주택 개조 전문가인 Tom Nolan은 말합니다. , 창립자 올스타 홈 .

2. 메일이 도착하자마자 분류하기

개봉하지 않은 메일이 쌓여 있는 것만큼 스트레스를 많이 주는 것은 없으므로, 메일함에서 메일을 꺼내자마자 최소한 빠른 정렬을 수행하는 것이 좋습니다. 깔끔한 조리대 그것도 항상. 전문 주최자 얀 아크라이트 , Jan의 Before & After Organizing 창립자는 편지함 정리를 위해 '한 번만 터치' 규칙을 도입할 것을 권장합니다.

'대부분의 사람들은 이것이 편지를 받아 곧바로 처리하는 것을 의미한다고 생각합니다. 이것이 합리적으로 보일 수도 있지만 실제로는 지속 불가능합니다. 우리는 항상 초대에 회신하거나 청구서를 지불할 시간이 없기 때문에 그 대신 전혀 받지 않습니다. 이는 우리가 달성하려는 목표와 정반대입니다.' 말한다.

'그것이 실제로 의미하는 것은 결정을 내리는 것입니다. 머무를 것인가, 갈 것인가? 계속 남아 있으면 뭔가 조치를 취해야 합니까? 아니면 지금은 그냥 붙잡고 계십니까? 이것은 훨씬 더 실현 가능합니다. 필요하지 않은 것을 버리면 이미 '실행할 작업' 목록이 절반으로 줄어들어 계속해서 미루는 대신 작업을 완료할 가능성이 높아집니다.'

3. 쓰레기 버리기

이상적으로는 '투하 장소' 근처에 재활용 쓰레기통을 두어 정크 메일을 즉시 제거할 수 있습니다. Floraloasis의 섹션 편집자인 Millie Hurst는 '개인 정보나 민감한 정보가 포함된 것은 재활용품에 넣기 전에 파쇄해야 합니다.'라고 상기시킵니다.

더 이상 관심이 없는 곳에서 쿠폰, 카탈로그 또는 전단지를 받고 있다면 지금이 구독을 취소할 때입니다. 미루지 말고 지금 하세요. 일반 메일링 리스트에서 제거하도록 요청할 수도 있습니다. 더 나은 사업 관리국 혼란스러운 종이를 없애는 데 도움이 되는 더 많은 조언이 있습니다.

'여기서 반복되는 주제는 즉각성과 문서 작업의 양을 줄이는 것입니다. 실제로 여러분의 주의가 필요합니다. 이것만 집에서 공간을 차지하도록 허용해야 합니다.'라고 전문 조직자는 말합니다. 아만다 위스 , Urban Clarity의 창립자.

4. 파일링 시스템을 마련하세요

가족 구성원이 여러 명이라면 우편물이 도착하자마자 분류하여 놓치지 않도록 하는 것이 좋습니다. 각 가족 구성원을 위한 작은 구멍을 할당하면 현관 수납 아이디어가 깔끔하게 정리될 것입니다. 트레이와 바구니도 잘 작동하고 어디에든 보관할 수 있습니다.

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또 다른 옵션은 유형별로 메일을 정리하는 것입니다. 분류 방법은 전적으로 귀하에게 달려 있으며, 가구마다 다를 수 있습니다. '올바른' 방법은 없지만 인기 있는 카테고리에는 납부할 청구서, 가계 기록, 개인 서신, 차량 및 반송 전표가 포함됩니다.

'학교에 다니는 자녀가 있는 경우 서명이 필요한 보고서, 전표 또는 양식을 보관하는 두 번째 파일링 시스템을 갖는 것이 좋습니다. 우편물에 도착하지 않을 수도 있지만 그만큼 중요합니다'라고 전문 조직자는 말합니다. 로렌 솔트먼 , Living.Simplified의 창립자.

5. 관리자와 상담할 날짜를 지정하세요.

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하루에 한 번이든 일주일에 한 번이든, 좀 더 노력이 필요한 메일 작업에 시간을 따로 투자하면 적시에 대응할 수 있습니다. 구축을 허용하면 부담스러울 뿐이므로 달력에 정기적으로 발생하는 약속을 미리 알림으로 설정하고 이를 준수하세요.

6. 청구서를 종이 없이 처리하세요

디지털 서신을 선택하는 것은 복잡한 서류를 줄이는 가장 좋은 방법 중 하나이며 환경에도 더 좋습니다. 현재 대부분의 제공업체에서 이 서비스를 제공하지만, 한동안 기존 고객이었던 경우에는 해당 제공업체에 연락하여 기본 설정을 변경해야 합니다. 앞으로는 항상 '이메일로 연락' 상자를 선택하세요.

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잡지, 신문, 카탈로그를 디지털 방식으로 수신하는 것도 옵션입니다. 종이 버전을 읽고 싶다면 좋아하는 기사의 사진을 찍고 읽은 후 즉시 재활용하세요.

'중요한 세금 서류나 건강 보험 정보 등 장기간 보관해야 하는 메일을 스캐너를 사용하여 디지털화하세요. 이렇게 하면 물건을 잃어버리지 않을 뿐만 아니라 어수선한 물건이 쌓이는 일도 줄어듭니다.'라고 전문 조직자이자 브랜드 홍보대사인 Christina Giaquinto는 말합니다. 모듈형 옷장 .

7. 쿠폰을 손 가까이에 보관하세요

원칙적으로 우편물은 한 곳에 보관하는 것이 가장 좋지만, 쿠폰이나 상품권은 예외입니다. 며칠 전에 그 전단지를 찾았더라면 엄청난 돈을 절약할 수 있었다는 것을 깨닫는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다… 모든 홍보용 우편물을 모아서 쉽게 접근할 수 있는 곳에 보관한 다음, 매장에 가기 전에 확인하는 습관을 들이세요.

자주 묻는 질문

청구서와 편지를 어떻게 정리하시나요?

합리적인 파일링 시스템으로 우편물을 완벽하게 관리하는 것은 청구서와 서신을 정리하고 시기적절하게 응답하는 가장 좋은 방법입니다. 이를 효과적으로 수행하려면 메일이 도착하자마자 분류해야 합니다. 미루지 말고 메일을 분류하세요. 분류하자면, 반드시 '작업'을 의미하는 것은 아니며, 다루고 있는 내용을 알 수 있도록 분류합니다.

그때그때 정크를 제거할 수 있지만, 하루에 한 번 또는 일주일에 한 번 미해결된 문제를 처리하는 데 시간을 할애하십시오. 미지급 청구서, 반송 전표, RSVP 등. 메일을 최소한으로 유지하기 위해 앞으로 나아갈 수 있는 디지털 서신을 선택하십시오. 그런 식으로 당신은 그 일을 계속할 가능성이 훨씬 더 높습니다.

대부분의 정리 작업과 마찬가지로 우편물을 정리하는 데 있어서도 실용성과 아름다움 사이에 적절한 균형이 이루어져야 합니다. 가능한 한 세련된 정리함을 선택하세요. 편지를 무작위로 밀어넣지 말고 시간을 들여 깔끔하게 정리하세요.

공간이 있다면 빈 봉투, 우표, 소포 종이, 셀로타테이프 등을 갖춘 작은 집 우편물 스테이션을 설치할 수도 있습니다. 시간이 절약되면 깜짝 놀라게 될 것입니다!